云南三益文化国防基金会 档案管理工作制度

为实现档案规范化管理，有效保护和利用档案资源，促进基金会规范化建设，确保各项工作有序开展，根据基金会《章程》和国家有关社团组织档案管理要求，结合本基金会实际，特制定如下制度。

一、档案管理的内容及主要任务

（一）基础建设（注册成立、办公设施、年检年审等）；

  （二）工作绩效（开展文化国防公益项目的规划、接受捐赠和使用情况、项目实施情况、社会效益情况、宣传交流和媒体报道情况等）；

    （三）内部治理（组织机构建设、人事资源管理、财务资产管理等）；

（四）宣传外联（交流、宣传、媒体报道和社会评价等情况）。

对上述内容，根据实际情况，设置目录索引，分门别类进行广泛、全面、完整、系统的收集整理入档管理。

二、档案管理的制度及管理人员职责

严格执行档案管理专人专管制度、出入登记制度、归类建案制度和安全管理制度。管理人员职责是：

（一）负责对基金会运行所所产生的文字、视频、图片和需保存的实物要进行广泛、全面、完整、系统的收集整理入档，做到准确无误。

（二）负责办理档案的查阅、借阅和转递，并严格相关手续。

（三）负责人事档案的管理，并要求登记、清理、归类、建档。

（四）负责督促各部门内勤人员定期向基金会办公室移交需集中保管的档案。

（五）负责建立健全档案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。认真执行档案管理规定，不得擅自转移、分散或销毁档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。遵守保密制度，忠于职守，保护档案的安全。
    （六）档案管理应做到：认真鉴别、人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整齐、查（借）阅有手续。

三、档案管理要求

（一）要把做好基金会档案管理工作作为基金会规范化建设经常性的重要内容来抓，对基金会开展的文化国防公益事业项目、工作绩效、内部治理、宣传外联、基础建设等工作要进行广泛、全面、完整、系统的收集整理入档管理，在部署、计划、落实及总结工作时都要有收集整理入档的档案管理工作要求。基金会办公室对档案管理工作进行总协调，并明确专人负责基金会档案管理工作；各部门负责人为第一责任人，负责本系统业务资料的收集管理和及时入档；秘书长要组织经常性的检查、讲评和总结，发现问题，及时整改，不断提高档案管理工作水平。

（二）工作中要围绕“收集、整理、保管、使用”的作用，档案管理人员要加强对国家和有关社团组织档案管理规定的学习，熟练掌握管理要领，提高管理水平，及时收集整理归档资料，及时准确提供资料服务。工作中，档案入档须经办公室档案负责人检查登记后方能放入档案盒，其他非关联人员不得擅自放入档案盒；其他部门需查阅调用时，必须有办公室档案负责人在旁监督，否则不可私自翻阅档案，如工作需要调用档案离开基金会本部，必须有经秘书长同意的文字申请，办公室档案负责人登记注明归还时间，并按时督促归档，任何人不得私自将档案带出办公室。